Communicatie Marbles Slack

Nooit meer intern e-mailen dankzij Slack

Hoe vernuftige chatboxen interne communicatie van organisaties overhoop gooien.

Inbox Zero. Voor velen een vereiste om productief te blijven, voor anderen een zeldzame oase in de woestijn waar ze zich elke dag door worstelen. Wie het recent verleden, waarin snail mail en fax apparaten de plak zwaaiden, nog hebben meegemaakt, weten wat voor revolutie het internet teweeg heeft gebracht. Vandaag is klassieke e-mail echter ook al achterhaald. Vandaag gebruiken hippe organisaties Slack.

Klassieke e-mail is achterhaald

E-mail is laagdrempelig en goed ingeburgerd. Het is een efficiënte manier om boodschappen van A naar B te krijgen. En we doen dat massaal: er worden per seconde niet minder dan 2 miljoen e-mails verstuurd. En toch is het achterhaald. Klinkt dat vreemd? Voor teams die constant samenwerken, van alles op de hoogte willen zijn, en soms over heel wereld verspreid zitten, klinkt dat niet zo vreemd.

"E-mail driven workload is de ziekte van onze tijd. Het verlamt organisaties en teams die steunen op goeie samenwerking."

E-mail is goed in waar het voor gemaakt is: online brieven sturen. Soms al eens een bestandje, soms al eens een bericht naar meerdere mensen, en meestal veel ongewenste post. Tussen alle gewenste en ongewenste mails met de buitenwereld zijn we ook intern beginnen mailen. Lekker handig allemaal. Of niet?

Als organisaties en teams samenwerken, is er één belangrijke factor die mee het succes bepaalt: communicatie. Laat dat nu net de factor zijn waar het hieltje in veel organisaties wringt. En dat is dan ook wat Slack verkoopt. Een platform om alle interne communicatie op een deftige manier samen te brengen.

Hoe Slack werkt

Op het eerste zicht is Slack niet meer dan een chatbox. Het heeft veel weg van een sociaal medium, iets wat de meeste managers en bedrijfsleiders liefst zo ver mogelijk van de werkvloer weg houden. Er zijn echter genoeg redenen waarom Slack zo geschikt is voor teams:

  • Je maakt per onderwerp/project aparte kanalen aan.
  • Je nodigt per kanaal deelnemers uit.
  • Je stelt in of een kanaal publiek is voor heel het team, of privé voor de deelnemers.
  • Slack houdt berichten in een doorzoekbaar archief bij.
  • Slack synchroniseert op al je apparaten.
  • Je integreert al je externe tools gemakkelijk met je kanalen.
  • Je nodigt klanten en stakeholders eventueel uit tot specifieke kanalen.
  • Slack beschikt over intelligente bots die terugkomende handelingen automatiseren.
"Reply-All is de meest misbruikte knop van e-mailclients ooit. Wie echter in een Slack kanaal iets zegt, doet dat standaard."

Waarbij e-mail standaard heel erg gesloten is, is Slack standaard heel erg open. Een groot voordeel hier, is de extra creativiteit die uitgelokt wordt door discussies niet te beperken tot een aantal personen, maar eerder tot een bepaald onderwerp.

Conclusie

Ongeveer één jaar geleden zijn wij bij Marbles overgestapt naar Slack voor al onze interne communicatie. Mailen naar elkaar doen we niet meer, inspiratie delen we in Slack, meetings plannen we in via Meekan en om te vragen wie er allemaal mee frieten eet op vrijdag, hebben we een bot die Howdy heet 😉

Marbles Social Slack 768X182@2X

Als jouw organisatie vandaag nog geen Slack gebruikt, bestaat de kans dat je na het lezen van deze post de hype nog altijd niet snapt. Let’s face it: zo veel verschil met interne e-mails is er nu ook weer niet. Toch is het belangrijk om als organisatie te blijven evolueren. In het slechtste geval brengt Slack een meer ontspannen werksfeer, snellere antwoorden van collega’s als je een dringende vraag hebt, en een mailbox die meer gefocust is op klanten en leveranciers.

PS: voor je denkt dat Slack de enige optie is, bekijk zeker ook eens Hipchat & Ryver.